Niucore

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Niucore Technology S.A.S.

Niucore Technology S.A.S. sociedad identificada con NIT. 901.967.332-9, (en adelante, "NIUCORE"), es una compañía respetuosa de los datos personales que le suministran sus actuales y potenciales clientes, trabajadores, candidatos, aliados comerciales, proveedores, y posibles interesados en los servicios de NIUCORE y por eso, ha implementado esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") donde te contamos qué Datos Personales tratamos, para qué los tratamos, cuáles son tus derechos como Titular de Datos Personales y los mecanismos que tienes para ejercerlos.

La utilización de la Plataforma: se refiere al software as a service (Saas) a través del cual se prestan los Servicios, software y/o Servicios de NIUCORE, la celebración de contratos de trabajo, alianzas comerciales o de prestación de los Servicios, y/o la aceptación expresa e inequívoca de los términos y condiciones y la Política, implica que aceptas que tratemos tus Datos Personales de acuerdo con lo establecido en esta Política.

¿Cómo puedes entender mejor esta Política?

1. DEFINICIONES

Para que puedas entender mejor la Política, te contamos qué significa cada palabra que usamos a lo largo de este documento.

  • "Autorización": es el consentimiento previo, expreso e informado que nos das, para tratar tus Datos Personales.

  • "Base de Datos": es el conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.

  • "Consulta": es la solicitud que tú como Titular realizas para conocer la información que tenemos sobre ti en nuestras Bases de Datos.

  • "Datos Anonimizados": son los datos que no te identifican de manera personal y que pueden utilizarse por NIUCORE para análisis estadísticos o agregados.

  • "Dato Personal": es cualquier información que sirva para identificarte.

  • "Dato Personal privado": es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para ti como Titular.

  • "Dato Personal Semiprivado": es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesarte no sólo a ti (Titular) sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo, datos financieros, crediticios, de la actividad comercial o de servicios, de seguridad social, etc.

  • "Dato Público": es el dato calificado como tal por la ley y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles.

  • "Dato Sensible": es el dato que afecta tu intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, como la huella dactilar, entre otros.

  • "Encargado del Tratamiento": es la persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de Datos Personales, a partir de las instrucciones que le da el Responsable del Tratamiento. NIUCORE podrá contratar a ciertas personas o empresas para que actúen como Encargados del Tratamiento de tus Datos personales.

  • "Finalidad": es el propósito para el cual NIUCORE tratará tus Datos Personales.

  • "Plataforma": se refiere al software as a service (Saas) a través del cual se prestan los Servicios.

  • "Reclamo": es la solicitud que hagas para ejercer tus derechos relacionados con tus Datos Personales.

  • "Responsable del Tratamiento": es la persona natural o jurídica, pública o privada que decide sobre el Tratamiento de los Datos Personales. En este caso, el Responsable de tus Datos Personales es NIUCORE.

  • "Requisito de Procedibilidad": es el paso previo que debes realizar antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • "Servicios": NIUCORE es un servicio prestado bajo la modalidad de Software as a Service (SaaS), accesible en la nube mediante conexión a internet.

  • "Titular": eres tú, la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

  • "Tratamiento": es cualquier operación que realicemos sobre tus Datos Personales como la recolección, el almacenamiento, procesamiento, análisis, uso, circulación, transferencia, transmisión, actualización, corrección o supresión de los Datos Personales, entre otros.

  • "Transmisión": es la entrega de los Datos Personales a un Encargado del Tratamiento para que realice Tratamiento sobre los Datos Personales, de acuerdo a las instrucciones que le dé el Responsable del Tratamiento dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

  • "Transferencia": es la entrega de los Datos Personales para que otro Responsable del Tratamiento realice Tratamiento sobre los Datos personales de manera autónoma, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

2. ALCANCE

Esta Política aplica para todos los Datos Personales en poder de NIUCORE quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

3. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Tratamiento de Datos Personales los haremos de acuerdo con los principios contenidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 4 de la Ley 1266 de 2008, los cuales se resumen a continuación:

  • Finalidad: el Tratamiento debe tener un propósito legal de acuerdo con la Constitución y la ley el cual debemos informarte.

  • Necesidad y razonabilidad: los Datos Personales que tenga NIUCORE deben ser los necesarios para cumplir las finalidades del Tratamiento.

  • Temporalidad: el tiempo durante el cual tratemos los Datos Personales debe ser el necesario para alcanzar la finalidad para la cual los hemos recolectado.

  • Libertad: el Tratamiento de los Datos Personales sólo podemos realizarlo con tu autorización previa, expresa e informada.

  • Veracidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  • Transparencia: debemos garantizarte el derecho a obtener de NIUCORE, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de tus Datos Personales en las Bases de Datos de NIUCORE.

  • Acceso y circulación restringida: los Datos Personales que no son públicos, sólo serán tratados por las personas que necesiten hacerlo para cumplir con la finalidad.

  • Seguridad: el Responsable y Encargado del Tratamiento de los Datos Personales debe cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los Datos Personales.

  • Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos, deben garantizar la reserva de la información.

  • No discriminación: no realizaremos ningún acto de discriminación por los Datos Personales recaudados.

  • Reparación: es nuestra obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el Tratamiento de Datos Personales.

  • Limitación en la recolección: sólo recolectaremos los Datos Personales que sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento.

4. ¿CUÁNDO RECOLECTAMOS TUS DATOS PERSONALES Y QUÉ DATOS PERSONALES RECOLECTAMOS?

4.1. Recolección de Datos

NIUCORE recolecta Datos Personales de los Titulares en los siguientes casos:

  • Cuando los titulares adquieren y usan el servicio de NIUCORE.

  • Cuando los usuarios de la Plataforma comparten los datos dentro de esta para su utilización.

  • Cuando algún aliado nos transfiere los Datos Personales de los Titulares.

  • Cuando los Titulares brindan Datos Personales de forma voluntaria, por ejemplo, al diligenciar formularios de NIUCORE.

  • Cuando los Titulares están interesados en formar parte del equipo de NIUCORE y mandan su hoja de vida o se someten a un proceso de selección.

  • Cuando vas a celebrar un contrato de cualquier tipo con NIUCORE, por ejemplo, laboral, de prestación de servicios, de alianza comercial, de sociedad, proveedor de servicios, suministro, mandato o cualquier otro tipo.

Los datos personales se obtienen a través de los siguientes canales:

  • Cuando los Titulares adquieren y usan el Servicio de NIUCORE, ya sea como Clientes o como Usuarios habilitados por estos.

  • Cuando los Titulares proporcionan voluntariamente sus datos al registrarse en NIUCORE, diligenciar formularios o interactuar con la plataforma.

  • Cuando los administradores designados por los Clientes proporcionan la información de los Usuarios, como nombre y número de contacto, con el fin de habilitar el acceso al Servicio.

  • Cuando los Usuarios interactúan dentro de NIUCORE, por medio del uso de sus funcionalidades conversacionales o del desarrollo de actividades.

  • Cuando los Titulares se comunican con la Compañía a través de canales de atención como correo electrónico.

  • Los datos de pago, como tarjetas de crédito, no son recolectados directamente, ya que la pasarela de pago está integrada con terceros como Mercado Pago, quienes son responsables de esa recolección.

4.2. Información recolectada

NIUCORE podrá pedirte o recolectar, salvo las excepciones relacionadas con datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad, los cuales son –entre otros– los siguientes:

  • Datos que recolectamos de todos los Titulares: Nombre y apellidos, nacionalidad, edad, número de identificación y fotocopia del documento de identidad, fecha y lugar de nacimiento, dirección de correspondencia y ciudad de domicilio, teléfono de contacto, correo electrónico, y cualquier otro Dato Personal que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la Política.

  • Datos que recolectamos de los empleados, exempleados y aspirantes de NIUCORE: Además de los datos anteriores, también recolectaremos estado civil, tarjeta profesional, historial laboral, clínica o de salud, académica y patrimonial, referencias laborales y personales, historia clínica ocupacional, lugar de trabajo cargo o profesión del Titular, hoja de vida, certificado de afiliaciones a la EPS, fondo de pensiones y cesantías, número y entidad financiera donde el Titular tenga cuenta bancaria, datos de contacto en caso de emergencia, incluido nombre y parentesco, y datos familiares.

  • Datos que recolectamos de nuestros aliados y proveedores: Además de los datos anteriores, también recolectaremos datos del representante legal, información financiera y comercial, información legal y corporativa, información técnica o de plataforma, y datos de sus trabajadores o colaboradores con los que NIUCORE tenga contacto.

  • Datos que recolectamos de nuestros clientes y usuarios de la Plataforma: Además de los datos anteriores, también recolectaremos: NIT, nombre o razón social, logos, dirección de las sedes, datos del contacto comercial, datos del representante legal, actividad comercial, número de empleados, número de transacciones, historial de navegación en la Plataforma, e información relacionada con la operación.

  • Datos de carácter sensible y su tratamiento: NIUCORE no requiere realizar el Tratamiento de Datos Sensibles. NIUCORE sólo recopilará y tratará Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley, informándote que no estás obligado a suministrarlos.

  • Datos personales relacionados con menores de edad: NIUCORE usará datos de menores de edad únicamente para planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los trabajadores. A los servicios de NIUCORE únicamente podrán acceder mayores de edad.

  • Datos de imagen: Al participar en videoconferencias o eventos patrocinados por NIUCORE, aceptas y autorizas que tus nombres e imágenes aparezcan en materiales publicitarios y de divulgación con fines promocionales o comerciales durante el término de 50 años.

  • Datos de Pago: NIUCORE no almacena información financiera sensible como números de tarjetas de crédito o débito. Las transacciones son procesadas directamente por la plataforma Mercado Pago, la cual actúa como proveedor independiente y es responsable del tratamiento de dichos datos conforme a su propia política de privacidad.

5. ¿PARA QUÉ RECOLECTAMOS TUS DATOS PERSONALES?

NIUCORE realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular para el desarrollo de su actividad económica. En general, NIUCORE recolectará, almacenará, organizará, circulará, usará, transmitirá y transferirá los Datos Personales para cumplir con el objeto social de NIUCORE; conservar y administrar la información de la relación laboral, civil o comercial de los Titulares; dar cumplimiento a los deberes legales, contables, comerciales y regulatorios que le aplican a NIUCORE; controlar y preservar la seguridad de las personas, bienes e información de NIUCORE; cumplir el objeto de la relación laboral, comercial o civil que NIUCORE tenga con los Titulares; administrar el sitio web de NIUCORE; verificar referencias de los Titulares en las Bases de Datos; prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas; mantener comunicación directa con los Titulares; y realizar análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales, administrativos o técnicos, entre otras finalidades.

Transmisión y Transferencia de Datos Personales: NIUCORE podrá transferir o transmitir Datos Personales a uno o varios Encargados o Responsables ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tú nos autorices para esto, o cuando la ley o un mandato administrativo o judicial nos lo ordene. Con la aceptación de esta Política nos autorizas a transferir o transmitir tus Datos Personales a nuestros aliados, proveedores, a la sociedad matriz si la hubiere o prestadores de servicios computacionales en la nube únicamente para las Finalidades establecidas en esta Política.

6. ¿QUÉ SUCEDE CON LA AUTORIZACIÓN QUE NOS DAS PARA TRATAR TUS DATOS SENSIBLES O SI VAMOS A USAR TUS DATOS PERSONALES PARA OTRA FINALIDAD?

  • Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles: Cuando NIUCORE recolecte Datos Sensibles o de menores de edad, tu Autorización debe ser explícita; te informaremos que no estás obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información y te informaremos de forma explícita y previa qué Datos Sensibles vamos a tratar y la Finalidad del Tratamiento.

  • Autorización para nuevos usos o finalidades: NIUCORE solicitará tu Autorización para nuevos usos de tus Datos Personales, publicando los cambios en la Política en nuestra Plataforma y notificándote sobre el cambio.

  • Abstención de toma de Datos referidos a antecedentes penales: NIUCORE únicamente tratará tus Datos Personales relacionados con antecedentes penales con el único fin de garantizar legalidad de sus operaciones, la seguridad de NIUCORE y de sus grupos de interés, y para prevenir fraude y operaciones de lavado de activos.

7. ¿QUÉ SON LAS "COOKIES" Y PARA QUE LAS USAMOS?

  • Cookies: Una cookie es un fichero inofensivo que se descarga en tu dispositivo al acceder a determinadas páginas web. Las cookies nos permiten almacenar y recuperar información sobre los hábitos y tendencias de navegación de un usuario o de su equipo de cómputo. NIUCORE utiliza cookies propias y de terceros.

  • Información que almacenan las cookies: Las cookies almacenan información técnica, como preferencias personales, personalización de contenidos, información que has llenado previamente en un formulario para evitar que la tengas que volver a llenar, y tus interacciones con nuestra Plataforma.

  • Finalidades para las cuáles utilizamos la información recolectada a través de cookies: NIUCORE utiliza cookies para brindarte un servicio de alto valor agregado, pues guarda tus preferencias, la forma, tiempo y modo en que utilizas nuestra Plataforma, y para generar métricas y analíticas acerca de los visitantes. Puedes rechazar el uso de cookies mediante la configuración apropiada de tu navegador.

8. ¿QUÉ ESTÁS MANIFESTANDO CUANDO HACES CLICK EN "AUTORIZO EL TRATAMIENTO DE MIS DATOS PERSONALES"?

Al momento de suministrar voluntariamente tus Datos Personales y/o hacer clic en "Autorizo el tratamiento de mis Datos Personales", manifiestas que:

  • Voluntariamente nos suministras tus Datos Personales y nos autorizas expresa e inequívocamente para recolectarlos y realizar cualquier otro Tratamiento sobre tus Datos Personales, de acuerdo con lo que señala esta Política.

  • Fuiste informado y entiendes que los Datos Sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

  • Fuiste informado de que, en caso de recolección de Datos Sensibles, tienes derecho a no entregar los datos solicitados.

  • Fuiste informado acerca de las finalidades para las cuales se utilizarán tus Datos Personales y Datos Sensibles recolectados, los cuales se encuentran descritos en esta Política.

  • Fuiste informado y comprendes las medidas de seguridad que NIUCORE implementa para brindar protección a los Datos Personales que recolecta.

  • Fuiste informado acerca de tus derechos en relación con tus Datos Personales y mecanismos para ejercerlos.

  • Si eres cliente, fuiste informado de que celebrarás o tienes vigente un contrato con NIUCORE, y por esto NIUCORE necesita estar en permanente contacto contigo.

9. ¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO TRATAREMOS TUS DATOS?

  • Término de la Autorización: Trataremos tus Datos Personales desde que nos otorgas la Autorización, hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.

  • Archivo de tus Datos Personales: Los Datos Personales del Titular serán tratados por la Sociedad durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades expresamente autorizadas en la presente Política. No obstante, una vez terminada dicha finalidad inicial, la Sociedad podrá conservar los Datos Personales en un archivo seguro por el término que la ley aplicable exija. Una vez transcurridos los plazos legales de conservación, se procederá a la supresión segura de los Datos Personales.

10. ¿CÓMO CUIDAMOS TUS DATOS PERSONALES?

  • Medidas de seguridad: NIUCORE implementa controles de acceso a los sistemas de información basados en roles y perfiles, el uso de herramientas de seguridad informática como antivirus y firewalls, y la suscripción de acuerdos de confidencialidad. Los datos de los Clientes serán almacenados en Amazon Web Services (AWS), mediante el uso de contenedores seguros como AWS S3, y Microsoft Azure, utilizando Azure Blobs como solución de almacenamiento escalable. Ambas plataformas cuentan con estándares como ISO/IEC 27001. La información alojada en nuestros servidores se encuentra encriptada tanto en reposo como en tránsito.

  • Política para la eliminación y/o supresión de Datos Personales: Una vez cumplida la Finalidad del Tratamiento de tus Datos Personales o cuando el Titular lo solicite directamente a NIUCORE, NIUCORE procederá a la supresión o eliminación de tus Datos Personales, siempre que no haya un deber u obligación contractual o legal que lo impida. En caso de que el Titular no renueve su suscripción a la Plataforma, NIUCORE procederá a eliminar la información alojada tres (3) meses después de la terminación efectiva del vínculo contractual.

  • Confidencialidad, derechos fundamentales y anonimización: NIUCORE se abstendrá de divulgar parcial o totalmente la información confidencial recibida a cualquier persona no autorizada previamente. NIUCORE realizará la anonimización de los Datos Personales de los Titulares cuando considere que pueden afectar su derecho a la intimidad, buen nombre y honra.

  • Procesamiento mediante modelos de lenguaje (IA): NIUCORE utiliza modelos de lenguaje de inteligencia artificial (IA), provistos por terceros como OpenAI, únicamente en versiones empresariales pagas. Esto garantiza que la información ingresada por los usuarios no será utilizada para el entrenamiento de los modelos. NIUCORE no entrena sus propios modelos con datos de los usuarios ni comparte información ingresada con fines de mejora de los modelos de IA.

11. ¿CUÁLES SON TUS DERECHOS COMO TITULAR Y CÓMO PUEDES EJERCERLOS?

Tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar tu información, y/o revocar la Autorización para el Tratamiento de tus Datos Personales. En detalle, tienes derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar tus Datos Personales.

  • Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de acuerdo con el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

  • Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a tus Datos Personales.

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión tus Datos Personales.

  • Acceder en forma gratuita a tus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

  • La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización no procederá cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos de NIUCORE.

Para ejercer tus derechos, deberás enviar un correo electrónico a privacy@niucore.com el cual será atendido por el área de protección de datos de NIUCORE. Dicho correo deberá estar dirigido a Niucore Technology S.A.S. y se deberá especificar: (i) nombre e identificación del Titular o la persona legitimada; (ii) descripción precisa completa de los hechos que dan lugar al Reclamo; (iii) pretensiones; (iv) dirección física electrónica para remitir la respuesta; y (v) documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer. NIUCORE responderá la solicitud de Consulta en un plazo de máximo diez (10) días hábiles, y los Reclamos en un plazo de máximo quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que lo recibió.

12. ¿QUÉ DEBERES TIENE NIUCORE RESPECTO DEL TRATAMIENTO DE TUS DATOS PERSONALES?

NIUCORE está obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe:

  • Garantizarte, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de tus derechos mencionados en esta Política.

  • Tratar tus Datos Personales de acuerdo a los principios establecidos en esta Política.

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Actualizar la información cuando sea necesario.

  • Rectificar tus Datos Personales cuando ello sea procedente.

  • Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los Datos Personales que previamente le haya suministrado.

  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de tus Datos Personales.

  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. ¿QUÉ OTRA INFORMACIÓN NECESITAS CONOCER?

  • Contacto: Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante el correo electrónico: privacy@niucore.com.

  • Cambios en la política de Tratamiento y protección de Datos Personales: Cualquier cambio sustancial en la Política te la comunicaremos oportunamente mediante la publicación de la nueva versión en nuestra Plataforma y solicitaremos tu autorización, a través del mismo medio.

Última actualización: Esta Política se actualizó por última vez el 30 de julio de 2025.